Mail Merge paling sering digunakan untuk mencetak atau mengirim surat formulir melalui email ke beberapa penerima.
Dengan menggunakan fitur Mail Merge, Anda dapat dengan mudah menyesuaikan surat formulir untuk masing-masing penerima. Mail Merge juga digunakan untuk membuat amplop, undangan, atau label secara massal.
Mengatur dan Memilih Jenis Dokumen
Untuk memulai proses penggabungan surat, pertama-tama Anda harus memilih jenis dokumen yang ingin Anda buat.
- Klik tab Mailings.
- Klik tombol Start Mail Merge.
- Pilih Wizard Step by Step Mail Merge .
- Panel Mail Merge muncul di sebelah kanan, siap memandu Anda dalam proses pembuatan Mail Merge.
- Pilih jenis dokumen yang akan dibuat.
- Klik Berikutnya: Starting Document.
Mail Merge Wizard akan melanjutkan ke langkah berikutnya.
Pilih Dokumen
Langkah berikutnya adalah memilih dokumen awal.
- Pilih dokumen awal. Anda dapat menggunakan dokumen saat ini sebagai dasar untuk gabungan surat, atau Anda dapat memilih templat atau dokumen yang sudah ada.
- Kemudian Klik Select recipients.
Mail Merge Wizard akan melanjutkan ke langkah 3.
Memilih Penerima
Sekarang, Anda perlu memilih dari mana Anda akan mendapatkan daftar alamat. Contoh bisa saja menggunakan daftar yang sudah ada dari basis data, tetapi Anda juga bisa memilih kontak Outlook atau secara manual membuat daftar sendiri.
- Pilih Gunakan daftar yang sudah ada/Use an existing list.
- Klik Browse.
- Pilih file data Anda (file data penerima gabungan surat dapat berupa file basis data, spreadsheet Excel, dokumen Word, atau jenis file data lainnya).
- Klik Open (kotak dialog Mail Merge Recipients menampilkan alamat yang akan digunakan. Jika Anda menggunakan spreadsheet Excel sebagai sumber data, Anda mungkin juga akan diminta untuk memilih lembar kerja yang berisi alamat dan jika ada alamat yang tidak ingin Anda gunakan, Anda dapat menghapus centang).
- Pastikan penerima yang tepat telah dipilih dan klik OK.
- Klik Berikutnya: Write your letter.
Mail Merge Wizard akan berlanjut ke langkah 4.
Follow Berita Okezone di Google News
Menulis Surat
Setelah dokumen utama diatur dan daftar penerima sudah terhubung serta diedit, Anda siap untuk memasukkan merge fields dalam dokumen. Merge fields adalah placeholder dalam dokumen untuk informasi unik dari daftar penerima.
Ketika Anda meletakkan merge fields di dokumen utama, informasi dari bidang tersebut akan muncul untuk dokumen yang unik untuk penerima tersebut.
- Klik di mana Anda menginginkan informasi.
- Pilih salah satu opsi placeholder.
- Anda dapat menambahkan bidang gabungan dari wizard, atau dari grup Write & Insert Fields Bidang pada ribbon. (Address Bar: Ini adalah kombinasi fields untuk menyisipkan nama dan alamat penerima, Greeting Line: Ini adalah kombinasi fields untuk menyisipkan nama penerima di baris salam, Insert Merge Fields: Ketika Anda mengklik tombol ini, daftar fields gabungan tambahan yang dapat Anda sisipkan akan muncul).
- Sesuaikan placeholder.
- Klik OK (Opsional) Ulangi langkah untuk menambahkan setiap bidang gabungan yang ingin Anda sertakan.
- Klik Berikutnya: Preview your letters.
Mail Merge Wizard berlanjut ke langkah 5.
Preview Mail Merge Anda
Tentu saja akan sangat membantu jika kita bisa melihat seperti apa tampilan data setelah dimasukkan ke dalam dokumen, daripada hanya melihat nama merge fields.
Anda dapat dengan mudah melihat preview bagaimana mail merge akan muncul sebelum menyelesaikan proses mail merge. Hal ini dianjurkan untuk memastikan hasil yang muncul sesuai dengan yang Anda inginkan.
- Gunakan tombol panah pada panel Mail Merge untuk melihat pratinjau setiap dokumen yang digabungkan. Anda juga dapat menggunakan tombol panah di grup Hasil Pratinjau pada ribbon. Klik tombol Find Recepient di grup Preview Result atau di panel Mail merge untuk mencari penerima tertentu.
- Selanjutnya klik Complete the merge
Mail Merge akan melanjutkan ke langkah terakhir.
Menyelesaikan Proses Mail Merge
Setelah Anda menambahkan daftar penerima dan mengisi dokumen dengan merge fields, langkah terakhir adalah menyelesaikan proses merge/penggabungan dengan membuat versi dokumen yang terpisah untuk setiap penerima.
Ada beberapa cara berbeda yang dapat digunakan untuk menyelesaikan penggabungan surat:
- Mengedit Dokumen Individu: Menempatkan hasil gabungan surat dalam dokumen baru. Anda bebas mengedit hasil gabungan surat dan menyimpan serta mencetaknya, seperti halnya dokumen lainnya.
- Cetak Dokumen: Menggabungkan catatan dan mengirimkannya langsung ke printer.
- Pilih opsi yang ingin Anda gunakan untuk menyelesaikan penggabungan surat. Anda juga dapat mengklik tombol Finish & Merge pada ribbon dan memilih opsi merge di sana. Anda juga diberikan opsi untuk memilih catatan mana yang akan digabungkan. Anda dapat menggabungkan semua catatan dalam daftar, hanya catatan yang sedang ditampilkan, atau menentukan rentang/range.
- Pilih catatan yang ingin Anda gabungkan.
- Klik OK.
Word akan menggabungkan dokumen utama dan informasi dari sumber data ke dalam dokumen Word baru, atau menggabungkannya dan mengirimkannya ke printer, tergantung opsi yang Anda pilih.
ppmcommunity
